Фармацевтическая компания MEDA — крупный международный игрок с представительствами в 50 странах мира. Работает на российском рынке с 2008 года, география присутствия компании насчитывает около 40 крупнейших городов страны. Торговое подразделение компании MEDA, «МЕДА Фарма», полноценно действует на территории России с 2013 года. До этого MEDA присутствовала на российском рынке только как представительство, которое преимущественно занималось регистрацией лекарственных препаратов, включая согласование документации в государственных органах, а также курировало маркетинговую деятельность MEDA на территории России.
Штаб-квартира фармацевтической компании инициировала создание единой информационной системы управления на базе Microsoft Dynamics AX 2012 во всех представительствах организации. Помимо России, торговые филиалы MEDA также находятся в США и в большинстве стран Европы. Руководство компании заинтересовано в развитии бизнеса в глобальном масштабе и нуждается в адекватных инструментах централизованного управления и оптимизации ключевых процессов компании. Запуск современной многофункциональной ERP-системы является важным шагом на пути к реализации такой цели. Выбор в пользу данной программной платформы не случаен: стандартная версия Microsoft Dynamics AX 2012 вбирает в себя сразу несколько отраслевых решений, отличается расширенными возможностями масштабирования и разумной совокупной стоимостью владения.
На сегодняшний день в компании завершены основные этапы построения комплексной информационной системы: автоматизирована работа отделов продаж и закупок, финансовой службы, а также отдела кадров. Проект состоял из двух стадий. На первом этапе запуска системы проектная команда MEDA и Odyssey Consulting Group ввела в эксплуатацию средства управления торгово-закупочной деятельностью и автоматизировала часть бухгалтерского учета. Второй этап охватил оставшуюся часть бухгалтерского учёта, налоговый учёт, кадровый учёт и ведение отчетности в соответствии с российскими стандартами.
Сотрудники MEDA используют систему для управления продажами, ведения расчетов с поставщиками и клиентами. Новая ERP-система полностью обеспечивает учёт заказов на продажу. Созданное командой Odyssey Consulting Group решение автоматически рассчитывает процент остаточного срока годности на момент создания заказа на продажу, резервирует продукцию на складе, помогает отслеживать дебиторскую задолженность, ускоряет подготовку сопроводительной документации, в том числе документы, подтверждающие качество продукции.
Новая система управления также включает средства электронного документооборота, с помощью которых клиент компании получает в электронном виде товаросопроводительные документы до момента фактического прихода продукции к нему на склад. Интеграция ERP-системы с аутсорсным складом помогает компании оперативно регистрировать поступающую на склад продукцию, моментально передавать накладные на продажу.
Решение Odyssey Consulting Group поддерживает процессы управления цепочкой поставок компании MEDA, включая контроль таможенных процедур (растаможивания грузов): учитываются грузы компании, поступившие на таможню, регистрируются грузовые таможенные декларации, по каждой позиции рассчитываются таможенные пошлины.
Система также позволяет сотрудникам компании MEDA вести бухгалтерский и налоговый учет в соответствии с российским законодательством. В ходе проекта консультанты Odyssey Consulting Group структурировали план счетов, настроили набор финансовых аналитик и интеграцию с клиент-банком. Система поддерживает налоговый учёт и создание отчётности по МСФО, которая фактически формируется нажатием одной кнопки: к отчетности, подготовленной по российским стандартам, применяются соответствующие корректировки. Готовая документация передается в штаб-квартиру MEDA в электронном виде.
Ольга Мощева, финансовый директор «МЕДА Фарма», подчеркивает:
Microsoft Dynamics AX2012 даёт возможность вести бухгалтерский учёт в соответствии с законодательством. Логистический модуль решения позволяет нам осуществлять полный цикл транзакций по реализации товаров. Для достижения максимальной эффективности работы необходимо продолжать настройку системы с учётом потребностей наших клиентов и партнеров, обеспечивая для них лучшие условия сотрудничества
Новая ERP-система предусматривает стандартные инструменты для кадрового учета 170 сотрудников компании, включая оформление приема на работу, переводы внутри подразделения и компании, оформление больничных, отпусков, командировок, регистрацию рабочего времени и формирование отчетов о занятости персонала. Вся информация ежемесячно передается в аутсорсинговую организацию, которая рассчитывает заработную плату сотрудникам MEDA. Своевременный доступ к точной и достоверной информации о каждом сотруднике компании упрощает этот процесс.
Сейчас российский офис MEDA совместно с консалтинговой командой Odyssey Consulting Group продолжает активно развивать новую ERP-систему в области налогового и управленческого учета.
