ЛАМА, крупнейшая розничная сеть в Томске, автоматизировала учет ретро-бонусов. Реализация учета ретро-бонусов разработана консалтинговой компанией Odyssey Consulting Group и входит в состав решения Odyssey Retail на основе ERP-системы Microsoft Dynamics AX 2012.
Группа компаний «ЛАМА» — это крупнейшая розничная сеть в Томске. Сеть насчитывает 54 магазина с общей торговой площадью более 60 тыс. м² и включает универсамы «Абрикос» и «Абрикос ПЛЮС», супермаркеты «ЛАМА» и гипермаркеты «Фуд City», которые располагаются на территории городов Томск и Северск (Томская область) и ежедневно обслуживают в общей сложности 70 тыс. покупателей.
В начале 2010-х гг. в розничной сети ГК «ЛАМА» выросла актуальность задачи автоматизации учета выручки от внереализационной деятельности коммерческой дирекции. Такая выручка складывается из ретро-бонусов, т.е. возвратов определенных дополнительных сумм по совершенным сделкам купли-продажи от поставщиков, и вознаграждений за предоставляемые поставщику маркетинговые услуги. Внереализационная деятельность — важнейший для розничной торговли способ получения дополнительного денежного потока от поставщиков. Она снижает эффективную себестоимость товара, что может повышать маржинальность бизнеса и/или увеличивать объем продаж за счет снижения розничных цен на конкурентном рынке.
До 2015 г. финансовый департамент ГК «ЛАМА» вел расчет ретро-бонусов на основе отчетов Microsoft Dynamics AX, которые обрабатывались вручную с использованием электронных таблиц. Ручной учет порождал большой объем трудозатрат и усиливал роль человеческого фактора, что приводило к ошибкам.
У нас существует больше 1,7 тыс. коммерческих условий с 5–6 различными сложными аналитиками, т.е. более 7 тыс. точек контроля. Учет такого объема данных вручную при помощи электронных таблиц — очень сложный процесс. Проверять правильность этих начислений очень сложно, поэтому нам было исключительно важно снизить трудоемкость процесса учета ретро-бонусов и максимально исключить возможность ошибок при учете внереализационной деятельности
В 2015 г. руководством ГК «ЛАМА» было принято решение провести тендер на разработку внешнего учетного решения. По итогам конкурса внедрение решения для учета ретро-бонусов было поручено консалтинговой компании Odyssey Consulting Group.
Нас и Odyssey Consulting Group связывают достаточно длительные отношения: именно эта компания изначально внедряла у нас решение на платформе Microsoft Dynamics AX, это наш испытанный партнер, которому мы доверяем. Сейчас мы работаем на новейшей версии Microsoft Dynamics AX 2012, так что решение использовать именно эту платформу для расчета ретро-бонусов вполне обоснованно
Старт проекту был дан в октябре 2015 г. Специалисты ГК «ЛАМА» ознакомились с решением Odyssey Retail на базе Microsoft Dynamics AX 2012 и сформировали задачи по автоматизации ведения справочника коммерческих условий, автоматизацию расчетов и начислений. В апреле 2016 г. проект вступил в фазу опытной эксплуатации, в мае планируется переход к промышленной эксплуатации решения.
По результатам проекта мы рассчитываем получить полностью автоматизированный процесс учета ретро-бонусов и генерации готовых к исполнению документов для поставщиков. Наши ответственные сотрудники, имея полную аналитику по ретро-бонусам, получат исчерпывающий обзор источников дополнительных доходов, и это даст нам возможность увеличить такие доходы, при этом оставаясь в нормальных отношениях с поставщиками, это будет прозрачно, понятно и управляемо
В перспективе ГК «ЛАМА» планирует реализовать расширенную аналитику и план-фактный анализ ретро-бонусов.
Я как ИТ-директор всегда ожидаю от аутсорсинговых проектов не просто выполнения конкретных задач, а сотрудничества с выдающимися компаниями, способными внести вклад в наш бизнес. Мы видим, что Odyssey Consulting Group — именно такая компания. Она способна справляться со сложными задачами, помогая нам развивать нашу ИТ-систему и наш бизнес
