Стратегический вопрос
Почему внедрение ERP – это необходимый стратегический шаг в развитии компании
Часто бизнес приступает к внедрению ERP без предварительного проведения должной проверки и планирования, необходимых для успеха проекта.
При правильном подходе следует «привести свой дом в порядок», то есть проанализировать свои преимущества и недостатки, базовые компетенции и аспекты, требующие улучшения, зафиксировать, каким бизнес должен стать в обозримой перспективе.
ERP-систему нельзя эффективно внедрить без ясного задания. А четкие требования невозможно определить, пока не определены ключевые бизнес-процессы. Бизнес-процессы нельзя определить, пока организация слабо управляется как на тактическом, так и на стратегическом уровне.
Перед принятием решения о внедрении ERP бизнес должен тщательно исследовать область бизнес-процессов и характер менеджмента. И только потом приступать к оценке ERP и выбора программного обеспечения. Как можно более ранняя формулировка ключевых критериев и операционных задач помогают предотвратить непредвиденные расходы, срывы сроков и серьезные операционные сбои.
Больше информации о подходе Odyssey, включая дорожную карту внедрения, можно найти на странице «Внедрение 1С:ERP»
Основные проблемы внедрения ERP
Сарафанное радио в комьюнити ИТ- и бизнес-консалтинга полнится печальными историями о провальных проектах ERP. Правда при этом в одну кучу сваливаются и ситуации неудачного внедрения, и кейсы неправильной эксплуатации.
Несмотря на то, что с проблемами столкнулись многие организации, лишь некоторые из них публично подали иски в суд против интеграторов ERP-решений, например, когда сбой программного обеспечения вызвал полное нарушение деятельности. Более частой проблемой является срыв сроков выполнения работ. Часто эта просрочка приводит к расторжению договора подряда и фактической незавершенности проекта по внедрению информационной системы.
Приведем несколько проблем, с которыми сталкиваются организации во время процесса внедрения ERP.
№1: сроки имплементации ERP превышают расчетное время
Цифра: сроки срываются в 75% случаев внедрений ERP, удлинение таймлайна до 50% уже считается хорошим результатом
Ключевые причины:
- Недостаточно реалистичные исходные ожидания по срокам внедрения.
- Недостаточный учет действий, ориентированных на достижение ценности для бизнеса.
- Кастомизация программного обеспечения и/или слабый менеджмент проекта.
- Недостаток ресурсов
№2: ERP-проекты выходят за рамки бюджета
Цифра: 55% ERP-проектов завершаются с превышением бюджета, подорожание до 20% уже считается хорошим результатом
Ключевые причины:
- Нереалистичный план проекта и ожидания по стоимости
- Скрытые затраты, связанные с ERP
- Недооценка сложности проекта
- Спешка при подготовке ERP-проекта и/или неумелое управление затратами на проекте
№3: ERP-проекты не приносят ожидаемых бизнес-результатов
Цифра: 41% организаций достигают менее половины ожидаемых выгод от ERP
Ключевые причины:
- Неспособность управлять масштабами проекта при невыстроенных взаимоотношениях с вендором программного обеспечения
- Неадекватное определение функциональных требований к системе
- Несоответствие выбранной ERP платформы бизнес-процессам
- Необоснованные ожидания по ROI
Советы по реализации проекта
Десять рекомендаций по успешному внедрению ERP
- Сначала сосредоточьтесь на бизнес-процессах и требованиях. Бизнес возлагает избыточные надежды на технические возможности ПО. Правильнее ожидать не большего, а необходимого и достаточного. Критическим аспектом для успешного внедрения ERP будет чёткое понимание, насколько хорошо это ПО соответствует конкретным бизнес-требованиям. Углубляясь в то, как должен функционировать бизнес и каковы его реальные потребности, организация сможет более эффективно оценивать разные ERP-системы. Бизнес-требования должны быть определены во время выбора и подтверждены в процессе внедрения.
- Предпринимайте шаги для достижения положительной отдачи от инвестиций (ROI) в ERP. Для максимизации бизнес-эффекта потребуется гораздо больше работы, чем просто предоставить высокоуровневый бизнес-кейс для получения одобрения от высшего руководства или совета директоров. Хотя этот шаг важен и должен произойти до принятия решения о внедрении, организации также должны в цифрах определить расчетные выгоды, задать KPI, запланировать точки отсчета и цели для этих показателей и после старта отслеживать результативность.
-
Предусмотрите сильное управление проектом и ресурсами. Правильно оркестрируемый и поддерживаемый ERP-проект всегда даст лучшие результаты, чем проект, пущенный на самотёк или целиком доверенный ИТ-интегратору. Все крутые проекты похожи:
– ими управляют сильные проектные менеджеры плюс подключаются внутренние эксперты по предметной области,
– на проекте внедрен план управления рисками (вместе с расписанными шагами по их митигации)
– проводятся постоянные ревью этапов проекта.
Если внедрение не управляется должным образом или сроки этапов внедрения нарушаются, рекомендуется привлечь экспертную третью сторону.
-
Уделите время планированию на начальном этапе. Важно понимать, что цель ERP-интегратора — как можно скорее закрыть сделку. Независимо от того, насколько подходящим кажется поставщик или насколько идеальной кажется информационная система, организация должна убедиться, что получит позитивный эффект от этого внедрения.
Вместе с компанией-интегратором нужно определить и утвердить план внедрения. И, самое главное, убедиться в том, что поставщик услуг понимает бизнес-требования. Кроме того, мы рекомендуем подумать о выделении ресурсов для тщательного тестирования новых бизнес-процессов, ролей безопасности и настроек. Возможно, самое важное — нужно разработать и внедрить коммуникационную стратегию, чтобы информировать сотрудников и остальные заинтересованные стороны о текущем состоянии проекта.
-
Запланируйте обучение и реализуйте программу управления изменениями. Обучение конечных пользователей и управление организационными изменениями являются критическими компонентами успешного внедрения системы управления ресурсами предприятия. Новые ERP-системы могут вызвать панику, если сотрудники не понимают, как эффективно использовать это программное обеспечение. Освоение сотрудниками новой системы должно строиться на бизнес-потоках и инструментальных ноу-хау, а не на транзакциях. Признанной мировой практикой распространения знаний в организации является подход «обучи тренера», а он уже будет помогать другим.
-
Не теряйте фокуса на том, зачем вам ERP. Некоторые неправильно понимают следование трендам и принимают решение о начале масштабного проекта лишь потому, что другие компании поменяли ERP. Очень важно, хотя и непросто, разумно обосновать решение, и возможно, это решение не будет в пользу ERP. А может быть реинжиниринг процессов, переосмысление организационной структуры или топовое нишевое технологическое решение будут соответствовать бизнес-целям с меньшими затратами и меньшим “вмешательством”. Определив бизнес-цели, организация может принять более взвешенное решение.
-
Сосредоточьтесь на миграции данных на раннем этапе процесса. Миграция данных невероятно сложна и связана с существенным уровнем технического и бизнес-риска. Кроме того, она связана с количеством корпоративных площадок, которые внедряют программное обеспечение, парком заменямых устаревших систем и числом вовлеченных пользователей. Ниже приведены методы, которые помогут вашим организациям выполнить миграцию данных:
- Определите стратегию миграции данных на начальном этапе, включая основные данные (клиент, поставщик, продукт) и транзакционные данные (открытые заказы на покупку, открытые счета)
- Сообщите планы миграции данных сотрудникам и конечным пользователям
- Помните, что никогда не рано начать очищать и сопоставлять данные
- Тщательно проверяйте перенесенные данные во время пилотных запусков и тестирования
- Помните, что «мусорные данные» создадут проблемы с вашим ERP-решением
- Не забудьте спланировать миграцию исторических данных, архивирование и доступ к данным
- Используйте подход “Пилотный проект ERP в конференц-зале” (CRP). Функциональное и интеграционное тестирование являются важными шагами, которые необходимо предпринять до запуска системы. Эти тесты обеспечивают работу программного обеспечения в соответствии с проектными спецификациями и правильное движение данных через систему.
-
Снова о бизнес-процессах. Следующие нетехнические факторы являются критическими для успешного внедрения:
- Хорошо определенные бизнес-процессы помогают общаться с конечными пользователями и обучать сотрудников новой системе
- Анализ пробелов в бизнес-процессах и рабочих потоках показывает сотрудникам, как старый способ организации рабочих действий связан с новыми бизнес-потоками
- Держите курс до конечной цели. Реализация проекта ERP предполагает постоянное обсуждение его цели и ожидаемых результатах для всех сотрудников, конечных юзеров и других заинтересованных сторон. Пропишите устав проекта, чтобы четко определить организационные цели и сделать убедительное заявление о важности инициативы. Устав должен включать все преимущества новой системы, а также часто задаваемые вопросы, предстоящие организационные изменения и другую важную информацию. Донесите до сотрудников, что их отзывы и замечания важны и не останутся без ответа.
Перед стартом
Что в итоге? ERP-проекты часто срывают запланированные сроки и бюджеты. Еще печальнее, когда они не достигают расчетных показателей. Адекватный план имплементации ERP – это план, составленный с учётом вероятных проблем. Важно понимать, что многие из этих проблем связаны не столько с самим ПО, сколько с процессами и вопросами организационных изменений.
При разработке или анализе планов внедрения ERP организации-заказчику рекомендуется включать следующие элементы:
- Старт проекта: полное определение структуры команды, планирование коммуникаций, управление рисками и управление проектом внедрения.
- Исполнение: миграция данных, стратегия обучения, бизнес-симуляция, анализ пробелов и тестирование процессов.
- Завершение: стратегия перехода, проверка, планирование перехода, коммуникации, решение о запуске/отмене запуска, тестирование и архивирование данных устаревших систем и вывод их из эксплуатации
Мы рассказали про общие принципы, но каждый проект уникален и каждый запрос требует отдельного обсуждения. В нашей практике для каждого клиента после анализа готовится индивидуальный план. Больше информации о подходе Odyssey, включая дорожную карту внедрения, можно найти на странице «Внедрение 1С:ERP»
.png)
