Каждому руководителю необходимо планировать, контролировать, оценивать эффективность деятельности предприятия и на основании получаемой информации принимать управленческие решения.

Один из инструментов, позволяющих решить указанные задачи и ответить на поставленные вопросы – это система бюджетирования.

Рассмотрим каждый элементы настроек подсистемы бюджетирования в 1С:ERP:

1. Нефинансовые показатели. Нефинансовые показатели хранятся в одноименном справочнике. При помощи документа «Установка значений нефинансовых показателей» могут вводиться для регистрации видов бюджетных показателей планирования и план-фактного контроля значения нефинансовых показателей: цен, норм, шкал коэффициентов и т.д. Другими словами нефинансовые показатели полезны при формировании плановых данных. С их помощью можно рассчитать зависимые статьи бюджетов по заданным планируемым значениям. Например, при помощи нефинансовых показателей можно выполнить расчет планового ФОТ или объема продаж в суммовом выражении. Для каждого нефинансового показателя указываются виды аналитики, детализация, вид показателя (денежный, коэффициенты, количественный) и правила хранения показателя (в документе или в других подсистемах). Документ может быть заполнен по шаблону. Формирование шаблонов заполнения нефинансовых показателей может быть выполнено непосредственно в документе «Установка значений нефинансовых показателей».
2. Показатели бюджетов. Показатели бюджетов хранятся в справочнике «Показатели бюджетов». Справочник предназначен для регистрации остаточных показателей (показателей бюджетов), формирующих прогнозный баланс. Использование показателей бюджетов не является обязательным. Показатели бюджетов должны быть связаны со статьями бюджетов, которые оказывают на них влияние (уменьшают или увеличивают значение показателя). Связи между показателями бюджетов и статьями бюджетов настраиваются в регистре сведений «Связи показателей бюджетов». Для показателей бюджетов возможно создание правила получения фактических данных. Данные возможно получить из оперативного, регламентированного, международного учета или с помощью схемы компоновки данных. Для каждого показателя указывается использование аналитики и показатели для планирования. Из формы справочника при помощи команд панели навигации можно перейти к списку влияющих статей и правилам получения фактических данных.
3. Связи показателей бюджетов. Формирование значения показателей бюджетов осуществляется при помощи изменения значения определенных влияющих статей оборотов. Для хранения этих взаимосвязей используется регистр сведений «Связи показателей бюджетов». При определении зависимости указываются связанные статья и показатель бюджетов, характер влияния (расход, приход, коэффициент) и параметры трансляции аналитики. Используемые зависимости могут быть проанализированы при помощи отчета «Связи статей и показателей бюджета».
4. «Шаги бюджетного процесса». Для хранения бюджетного регламента используется справочник «Шаги бюджетного процесса». Использование механизмов управления регламентом бюджетного процесса регулируется функциональной опцией «Бюджетные процессы» в разделе «Администрирование/ Бюджетирование и международный учет». При вводе регламента планирования в подчиненном справочнике в иерархии создается перечень и последовательность выполнения шагов. Шаги этапов могут объединяться в этапы процесса (группы справочника). Этапы процесса определяют порядок выполнения задач (до или после начала, или окончания периода) и могут быть повторяемыми с определенной периодичностью. Для каждого шага указываются параметры формирования бюджетных задач.
5. Модель бюджетирования Возможно создание нескольких бюджетных моделей в информационной базе, но действующая в конкретный период времени, может быть только одна из них. Все созданные модели хранятся в справочнике «Модели бюджетирования». Бюджетная модель определяет:
   1. Использование обязательных сквозных аналитик по организациям и подразделениям.
   2. Периодичность планирования и регламент планирования.
   3. Требования к лимитированию при планировании расхода денежных средств, сценарий для ввода лимитов и перечень статей, по которым требуется лимитирование.

6. Виды бюджетов. Виды бюджетов создаются и хранятся в одноименном справочнике и используются в рамках конкретной бюджетной модели.

   Закладка «Структура бюджета» формируется добавлением в нее элементов (элементов оформления, таблиц, группировок, формул, статей и показателей). В качестве измерений в структуре бюджетов могут указываться периоды, валюта и все виды аналитики, которые выбраны в плане видов характеристик «Аналитики статей бюджетов». При этом аналитика может быть задана фиксированным списком элементов справочника или списком всех элементов справочника, по которым в периоде формирования бюджетного отчета имеются обороты и остатки.

   Статьи и показатели бюджетов в структуре вида бюджета могут выводиться в таблицах, при этом доступны три вида таблиц:

   1. Статьи и показатели бюджетов располагаются в строках, а аналитика и периоды в колонках таблицы.
   2. Статьи и показатели бюджетов располагаются в колонках, а аналитика и периоды в строках таблицы.
   3. Сложная таблица с произвольным расположением показателей и формул.

   Статьи и показатели бюджетов располагаются по конкретным ячейкам отчета.

   В структуре могут использоваться производные показатели, которые формируются по определенной формуле. В качестве операндов в формуле могут использоваться статьи и показатели бюджетов. При создании формулы используются арифметические, логические операторы и различные функции (сложения, выделения среднего, максимального, минимального значения, условия и т.п.)

7. Статья бюджетирования и аналитика статьи бюджетирования Статьи бюджетирования хранятся в справочнике «Статьи бюджетов» и соответствуют хозяйственным операциям. Для статей бюджетов задаются до 6 видов аналитики, перечень которых хранится в плане видов характеристик аналитики статей бюджетов, которыми являются справочники оперативного учета (номенклатура, статьи расходов и т.д.). Для вида аналитики можно указать возможность ведения количественного и валютного учета.
8. Сценарии и экземпляры бюджетов. При помощи документа «Экземпляр бюджета» осуществляется планирование данных по видам бюджетов и сценариям. Сценарии планирования хранятся в справочнике «Сценарии». Использование сценариев планирования позволяет создать в информационной базе несколько независимых вариантов плановых данных, в том числе с учетом разных прогнозных курсов валют. В документе указывается сценарий, период планирования, вид бюджета, значения обязательных аналитик и плановые данные в структуре выбранного вида бюджета.

Ввод плановых данных в экземпляр бюджета может быть выполнен в любой валюте.

При проведении документа плановые данные хранятся в валюте документа, валюте сценария, валюте управленческого учета и валюте регламентированного учета. Плановые данные могут быть загружены из внешних файлов в формате *xls.

Документ позволяет осуществлять как ввод, так и корректировку плановых данных.

Для разделения процесса работы с экземплярами бюджета по зонам ответственности пользователей может в прикладном решении быть использован механизм статусов.

При установке в бюджетной модели флага «Утверждать бюджеты» статусы документов «Экземпляр отчетов» могут устанавливаться из задач бюджетирования.

Статусы документов влияют на ввод новых задач и формирование бюджетных отчетов.

Внедрение системы бюджетирования на предприятии позволяет строить прогнозы по финансово-экономическим показателям, моделировать сценарии событий, влияющих на эти показатели, и заранее готовить ответные действия. Другими словами, предприятие получает возможность гибче реагировать на изменения во внешней и внутренней среде. А это дополнительная возможность максимизации прибыли.

Каждому руководителю необходимо планировать, контролировать, оценивать эффективность деятельности предприятия и на основании получаемой информации принимать управленческие решения.

Один из инструментов, позволяющих решить указанные задачи и ответить на поставленные вопросы – это система бюджетирования в 1С:ERP, которую мы рассмотрели.