Любая автоматизация учета деятельности предприятия содержит стадию проектирования отчетов. В этой статье рассмотрим ошибки, которые совершают специалисты при разработке управленческих отчётов.
Почему были выбраны именно управленческие отчеты. Правила составления регламентированного учета определены законодательно. В части сведений по оперативным и управленческим данным на каждом предприятии свой подход и свои методологии, поэтому часто именно на этом блоке допускаются ошибки разработки.
Отсутствие потребителя
При проектировании управленческой отчетности в первую очередь следует выявить конечного потребителя информации: кому нужна информация, в каком виде и в каком объеме. Важно выявить именно конечного бенефициара, а не тех сотрудников, кто участвует в формировании отчета или консолидации данных.
В нашей практике мы встречали два варианта ошибок, связанных с отсутствием конечного потребителя:
-
Управленческий отчет готовится, но не используется в работе. Такое часто случается на крупных и долго существующих предприятиях: у сотрудников есть обязанность формировать отчетность, но потребности в ней нет.
-
Избыточность сведений: отчетность содержит гораздо больше показателей, чем руководитель реально использует в своей работе.
В этой ситуации возможен только один выход: отказаться от отчетов, которыми никто не пользуется. Маловероятно, что такой отчет можно трансформировать в полезный для компании источник информации. Перестав тратить время на работу над таким типом отчетов, ваши сотрудники смогут применить свои силы в более полезных направлениях.
Отсутствие цели
Главная цель существования любого отчета – помогать принимать управленческие решения или делать выводы о состоянии дел в компании. Если же на основании данных из отчетности никакие решения не принимаются, такой отчет просто не нужен вашей компании и от него стоит отказаться.
Дублирование отчетов
В компаниях зачастую используется достаточно ограниченный объем данных для анализа, при этом разным подразделениям отчетность может быть нужна в разной форме. Сохранение похожих форм отчетности как отдельных видов документов приводит к дублированию.
Первоначально повторяющиеся отчеты приносят только дополнительные трудозатраты на сбор и обработку данных для принятия управленческих решений, но с развитием информационной системы предприятия последствия могут становиться серьезнее. С течением времени ИТ-система претерпевает изменения, при этом дублирующиеся отчеты могут развиваться неодинаково, в итоге данные в этих отчетах могут различаться, а значит, будут некорректными и решения, принимаемые на основе таких данных.
Для предотвращения таких последствий стоит регулярно анализировать список отчетов и объединять однотипные в документ с полным списком требуемых показателей.
Отсутствие полноты информации
Иногда при первичном формировании отчета могут упускаться некоторые аналитики, в разрезе которых необходимо представлять данные. Например, при определении правил формирования отчета упустили, что есть потребность отображения сведений не только в разрезе производственных подразделений, но и в части производимой продукции.
В таком случае отчет будет содержать неполную информацию, а значит, придется потратить время и средства на доработку: в противном случае документ будет неинформативен, а руководство компании не сможет получить необходимые сведения. Избежать ошибки можно, составив полный перечень требований и аналитик, которые отчет должен содержать.
Несопоставимость данных
Для принятия управленческих решений удобно, чтобы все данные находились в одном отчете: такой формат представления данных упрощает их анализ. Однако иногда данные невозможно сравнивать из-за того, что они представлены в разных форматах. Например, некорректно сравнивать объемы произведенной продукции, если у них разные единицы измерения: у части продукции это штуки, а у другой части это метры кубические. Важно обращать внимание на сопоставимость и сравнимость данных в отчетах, иначе отчетом просто невозможно будет пользоваться.
Мы описали самые распространенные ошибки при формировании системы управленческой отчетности компаний. Избегая их, вы сможете построить эффективную систему отчетов и повысить качество принимаемых управленческих решений.
