О бизнес-процессах, что такое BPM
Разговаривать о процессном подходе, методологии BPM и нотации BPMN невозможно без понятия бизнес-процесса. Управление процессом – вот что предполагает методология BPM. Существует множество определений, что такое бизнес-процесс, и выбрать какой-то один сложно. Но можно выделить ключевые свойства бизнес-процесса:
-
Повторяемость. Выполнение одних и тех же экземпляров по одному шаблону. Например, бизнес-процесс «Ремонт автомобиля». Каждый заказчик, который хочет отремонтировать автомобиль, проходит ряд этапов: приходит в офис, оформляет заявку, отдает в ремонт, оплачивает услуги, получает отремонтированный автомобиль, т.е. шаблон процесса один, но заказчик, автомобиль и сам ремонт различны.
- Предсказуемость. Все задачи, события, развилки известны наперед. Хочется обратить внимание на это свойство. Сейчас не всегда бизнес-процесс «предсказуем» и мы можем определить реально ВСЕ развилки. Поэтому тут лучше сказать не предсказуемы, а полуформальны, для вариантов действий используется понятие «кейсы». Например, поведение пациента в больнице. Бизнес-процесс ли это? Да, но все ли развилки мы можем сразу определить, их может быть миллион.
- Кросс-функциональность – участвует несколько бизнес-функций (подразделений).
- Сквозной характер – история рассказана от начала и до конца. Бизнес-процесс должен иметь старт и финиш (результат его выполнения).
Методология BPM позволяет выстроить работу компании с помощью бизнес-процессов. Содержит в себе набор основных принципов и подходов к построению нотации BPMN, что решает поставленную задачу.
Нужно уметь реагировать на изменчивую сущность бизнес-процессов. Прежде всего это связано с давлением внешней среды (изменение законодательства, стандартов и норм, растущие требования клиентов, недремлющие конкуренты, слияния и поглощения компаний), прогрессом в информационных технологиях, стремлением к совершенствованию внутри компании (сокращение издержек, увеличение продаж за счет повышения качества для потребителя, улучшение финансовых показателей). Поэтому говорить о внедрении как о разовом процессе – сделали и забыли как это позиционирует классический реинжиниринг, не приходится.
В методологии BPM рассматриваются следующие понятия:
- Видение – образ глобального будущего. Это мир условно через 5 лет.
- Миссия – глобальные шаги компании. Что нужно делать компании, чтобы соответствовать этому будущему миру. Место в этом мире.
- Стратегия – конкретные шаги для достижения миссии.
- Процессы – детализированные шаги стратегии.
BPM позволяет более гибко реагировать на изменчивость мира. Процессы изменчивы и это данность, в схему процесса могут и должны вноситься изменения. Отсюда возникает цикл «PDCA (Plan-Do-Check-Act)»:
- Планирование - Анализ процесса - Проектирование процесса
- Действие - Внедрение процесса - Исполнение процесса
- Проверка - Измерение эффективности - Сравнение с целевыми показателями
- Корректировка - Вмешательство в ход процесса - Изменение схемы процесса
В век цифровой трансформации методология BPM как никогда становится востребованной. Те компании, кто способен гибко и во время перестраивать свои бизнес-процессы повышают эффективность своего бизнеса.
Каким компаниям подходит использование BPM
Не все компании готовы к BPM. Трудно представить необходимость внедрение такой технологии для компании в 5 человек, так как все процессы понятны сотрудникам, а главное легко поддаются управлению. Поэтому на разных этапах зрелости компании должны применяться разные технологии:
- 0 уровень. Для этого уровня характерно небольшое количество сотрудников, которые горят идеей. Процессы понятны, сложностей в руководстве нет.
- 1 уровень. Это компании до 50 человек. На этом этапе руководить процессами становится тяжелее и на помощь приходит их жесткая регламентация. Трудности на этом этапе ‒ это устаревание регламентов. Также, надо понимать, что чем подробнее и жестче регламент, тем меньше людей заставишь работать по нему.
- 2 уровень. На этом уровне компания автоматизирует свои бизнес-процессы. Всё «зашивается» в ERP-систему, и из-за этого сложно ‒ гибко и быстро реагировать на изменения, поменять бизнес-процесс сложно.
- 3 уровень. На этом уровне компания готова управлять сквозными бизнес-процессами, ей жизненно необходима гибкость в этом. На этом этапе имеет смысл использовать методологию BPM.
Нотация BPMN
BPMN – система условных обозначений (нотация) и их описания для моделирования бизнес-процессов. Для исполнения смоделированных бизнес-процессов с помощью BPMN существует инструмент BPMS. Ярким представителем является BizAgi.
Сегодня использования BPMN как одного из методов для описания бизнес-процессов очень распространено. Нотация BPMN понятна как представителям бизнеса, так и программам, работающим с бизнес-моделями, это стандартный язык, позволяющий связать управление бизнесом и создание исполняемых алгоритмов.
BPMN это не единственная нотация, которая сейчас используется, и некоторые из нотаций заметно упрощают понимание, чем BPMN. Но на моменте автоматизации, когда задача стоит не просто нарисовать удобную схему бизнес-модели, а еще и возможность экспортировать ее в исполняемые алгоритмы программных продуктов без BPMN сложно обойтись.
Важно понимать следующее: BPMN – это не язык, который описывает IT-системы. Предназначение BPMN нотации в другом – это возможность понятным языком описать для бизнес-заказчика предметную область.
В BPMN наравне задействованы и программные системы, и люди (клиенты, поставщики, сотрудники организации). Это основное отличие нотации BPMN от графических инструментов для описания программ.
В регламентированном описании бизнес-процессов в нотации BPMN используется примерно 10 значков без привязки к методологии, она не сложнее других нотаций, таких как (IDEF, DFD, Aris, EPC, UML, BPEL), понятна без специализированного обучения (базовый уровень) и идеальна для коммуникаций Аналитик - Бизнес.
Для исполнения процесса в нотации BPMN используется примерно 100 значков и модификаторов, нотация BPMN позволяет точно и однозначно описывать процесс, используется строгая семантика – возможность исполнения, последовательность шагов внутри процесса, межпроцессное взаимодействие, переносимый формат на основе XML (XPDL, BPDM) и идеальна для коммуникаций Аналитик - Программист.
К преимуществам BPMN следует также отнести открытый стандарт Object Management Group (omg.ru) и признания ее всеми ведущими поставщиками ПО. К недостаткам нотации BPMN можно отнести коллективное авторство в рамках «не привязки» к методологии, не хватает стройности, что ведет к сложности освоения и реализации в BPMS. Решается данный недостаток соглашением о моделировании – своде правил, чем пользуемся в организации, в рамках проекта.
Читать бизнес-процесс, отрисованный с помощью нотации BPMN, проще, чем его рисовать. При этом читать заказчику проще СВОЙ процесс. К принципам описания следует также отнести итерационный подход – сначала делается эскиз бизнес-процесса, а затем постепенно наращивается сложность. По сути своей BPMN - это блок-схема, и стремится нужно к простоте ее понимания, а не к усложнению. Схема в идеале должна помещаться на формат A4.
В нотации BPMN можно выделить базовые значки, которые используются во всех бизнес-моделях. Именно их я рассмотрю дальше. Этого будет достаточно, чтобы познакомиться с нотацией BPMN и понять основные принципы для работы с ней. Палитру значков при необходимости можно расширить, прочитав более подробно об этом в документации BPMN.
При описании бизнес-процесса в нотации BPMN необходимо получить ответы на следующие вопросы: что сделать; кто должен сделать; последовательность действий; по какой информации, объекту данных. Ниже описаны базовые объекты для описания бизнес-процессов, которые используются нотацией BPMN.
Event, обозначается кружком
Событие, которое произошло в описании процесса. События делятся на начальные, промежуточные или конечные. Старт необязателен при описании бизнес-процесса, не запрещено также использовать несколько стартов. Завершение также необязательно, т.к процесс может, например, заканчиваться ошибкой. Также как стартов, завершений может быть больше одного. Хорошим стилем считается использование одного старта, несколько завершений.
Task, обозначается прямоугольником
Это задачи, выполняющиеся в бизнес-процессе на определенном этапе. Со стороны модели – это шаг процесса. Глазами пользователя – это выглядит как задание в рамках определенного бизнес-процесса. Для текстового описания задачи используется глагол, а не существительное. Например, «Заполнить заявку», а не «Заполнение заявки». Задачи могут быть не делимыми на более элементарные действия или требующие подробной детализации последовательности более простых действий. Если задачу можно детализировать, но на общей схеме это не требуется, ее можно оформить как подпроцесс.
Gateway, обозначается ромбом
Развилки появляются в случае условного ветвления бизнес-процесса. Например, если заявка на расход проходит согласование, то она включается в реестр платежей на день, если отклоняется, то она корректируется Инициатором или отклоняется совсем и т. д. Развилки могут быть «или/или» – идем только по одному из исходящих потоков; могут быть параллельными, тогда движение продолжается по ВСЕМ потокам, в случае параллельной развилки используют сходящуюся развилку, то есть ожидание выполнения последнего входящего потока.
Flow, обозначается стрелками
Показывает последовательность выполнения действий.
- Control – последовательность выполнения задач внутри потока работ,
- Message – передача сигналов и информации между потоками работ,
- Association – используется для визуализации связи между элементами потока и объектами, не являющимися элементами потока.
Date, обозначаются значком файла или базы данных
Объекты данных – показывает либо результат выполненного действия, либо какие данные, объекты требуются для запуска действия.
Pool, обозначается прямоугольником и подписью "Процесс N"
Пул описывает один бизнес-процесс на диаграмме. Пул есть всегда, но в явном виде может не изображаться. Допускается несколько пулов на одной диаграмме. Пул бывает белый – изображает поток работ, которым можно управлять и черный – внешняя сущность, например, Заказчик. Для пула характерно выделение дорожек для определения лиц, кто участвует в бизнес-процессе. Семантика произвольная — подразделение, роль, группа, пользователь.
Пример применения BPMN
Для примера возьмем бизнес-процесс обеспечения заявки на потребность. Финишем (результатом) будет считаться получение сотрудником заказанных товаров. Бизнес-процесс в компании выстроен так:
- Сотрудник на портале сотрудника заполняет заявку на потребность, где указывает номенклатуру и необходимое ему количество товара.
- Данная заявка проверяется на необходимость менеджером в системе. Если потребность подтверждена, менеджер проверяет, есть ли заказанный товар на складе. При наличии - резервирует. Если товара на складе нет, менеджер отправляет заявку на согласование.
- Сотрудник отдела закупок, если заявка подтверждена, создает заказ поставщику. Иначе - бизнес-процесс закупки завершается.
- После получения товаров от поставщика, Кладовщик приходует и выдает сотруднику со склада заказанные наименования.
Не все процессы нужно детализировать при описании с помощью нотации BPMN. Что-то можно опустить. Например, я не рассматриваю в примере описание процесса оплаты товары, согласование цены и количества в заказе поставщика.
Первоначально нужно показать процесс «крупными мазками», не углубляясь и не закапываясь в детализирование. Если есть потребность любой подпроцесс можно показать детальнее. Нотация BPMN при моделировании бизнес-процессов позволяет самому аналитику регулировать глубину детализации в описание бизнес-процесса, что-то выносить за пределы описания.
Начало процесса, точкой входа является получение заявки на потребность от сотрудника на портале. Точка выхода – получение заказанных товаров сотрудником. В схеме я использовала как развилки, так и подпроцессы. Например, использование подпроцесса «Зарезервировать товар» после развилки «Есть на складе» позволяет, отдельно детализировать последовательность действий, которые выполняет менеджер в этом процессе.
Какие преимущества дает такое описание бизнес-процесса? Можно наглядно продемонстрировать бизнес-клиентам функциональную связь между подразделениями в части максимального покрытия внутренних потребностей компании. На схеме видны бизнес-процесс, последовательность выполнения, источники информации, показывается доступом к каким процессам или документам должен обладать пользователь.
Лично мне описание бизнес-процессов в BPMN позволяет лучше структурировать описание и понять узкие места в процессах клиента. В заключение хочется сказать, что ключ к успеху овладения нотацией BPMN – это конечно же практика, но те преимущества, которые дает описание BPMN, безусловно, стоят этого времени.
