С 1 июля 2017 года на онлайн-кассы должны перейти все компании. Крупные торговые сети начали готовиться заранее, но даже у них осталось множество вопросов. До часа X осталось совсем немного времени. С 1 июля 2017 года на онлайн-кассы должны перейти все компании и индивидуальные предприниматели, которые обязаны применять ККТ (контрольно-кассовую технику) с учетом поправок 54-ФЗ. Крупные торговые сети начали готовиться к работе с онлайн-кассами заранее, однако даже у них остается множество нерешенных задач и вопросов. Постараемся ответить на самые частые и популярные.
Реформирование как драйвер роста или дополнительные расходы? Передавать данные о продажах в ИФНС (Инспекцию федеральной налоговой службы) через оператора фискальных данных (ОФД) можно с пользой для бизнеса.
Согласно новым требованиям, чеки должны содержать ряд сведений, которые можно формировать не только для последующей передачи в налоговые органы, но и для анализа в целях планирования ассортимента, контроля товарных остатков и соответствия имеющегося предложения потребительскому спросу. На рынке существует большое число магазинов, которые до сих пор не используют должным образом такую ценную информацию и не применяют для этого системы автоматизации торговли.
Модернизацию ККТ и замену старого оборудования на онлайн-кассы можно провести параллельно с улучшением текущих или внедрением современных ИТ-решений. Такой подход к обновлению инфраструктуры позволит сэкономить ресурсы и время. Большая часть программ старого образца, например, не поддерживает функции централизованного управления маркетинговыми акциями и ценами со сроком действия. Сотрудники были вынуждены вводить информацию по изменившимся ценам непосредственно перед началом их действия, уже после окончания предыдущего торгового дня, вместо того, чтобы сделать это заранее. Это занимало много времени и не исключало ошибок. Современные системы позволяют управлять маркетинговыми акциями и ценами со сроком действия по всем магазинам одновременно, сводя к нулю неточности и минимизируя трудозатраты персонала.
Несомненный плюс реформирования — автоматизация рассчетно-кассовых процедур. На практике это означает повышение прозрачности отчетности, упрощение бухгалтерского учета и отказ от ведения кассовых книг, что исключит ошибки в заполнении документов. Требования по выдаче электронных чеков можно воспринять и как способ повышения лояльности покупателей. Предоставление email и телефонных номеров для оправки онлайн-чеков может стать средством расширения базы контактов по тем клиентам, которые ранее не получали вашу рассылку (с согласия покупателя) или пришли к вам впервые.
Готов ли мой бизнес к 1 июля?
Резюмируем, какие шаги нужно предпринять для подготовки к работе с онлайн-кассами.
- Снятие с учета старой ККТ. Покупка нового оборудования или усовершенствование текущего. При покупке онлайн-кассы советуем проверить, совместима ли новая ККТ с ранее используемыми программами товарного учета.
- Подготовка инфраструктуры на уровне торговых точек. Для обеспечения бесперебойной передачи данных в ОФД рекомендуем обратить внимание на качество каналов связи и предусмотреть дополнительный канал.
- Выбор оператора фискальных данных и заключение договора с ОФД.
- Получение фискальных накопителей ККТ от налогового органа.
- Постановка на учет в налоговую службу новой или модернизированной онлайн кассы. Регистрацию ККТ можно пройти через Интернет, заполнив необходимы документы на сайте ФНС и подписав их сертификатом электронной подписи.
- Кассе будет присвоен регистрационный номер, который нужно внести фискальный накопитель. Следующим шагом будет формирование отчета фискализации и передача этих сведений в налоговую службу. ФНС проверит корректность работы фискального накопителя и пришлет в ответ электронную регистрационную карточку. После проверки правильности работы фискального накопителя и получения электронной регистрационной карточки кассу можно считать зарегистрированной и готовой к работе.
- Обучение персонала. В работе сотрудников важно учесть ограничения сроков отправки онлайн-чеков покупателям, а также правильно спланировать графи открытия и закрытия кассовых смен.
- Подключение кассы к сети Интернет.
Что еще предстоит продумать?
В настоящее время остается нерешенным ряд сопутствующих реформированию вопросов. Как организовать работу с возвратами, авансовыми платежами, программами лояльности и подарочными картами? Как оформлять прием наличных при выезде к клиенту? Как эффективнее настроить процессы подготовки отчетности, открытия-закрытия кассовых смен? Что учесть в процессе выдачи покупателям электронных чеков? Рынок разработчиков уже среагировал на часть этих проблем и предлагает системы, в которых будут продуманы подобные процедуры.
Так, специалисты Odyssey Consulting Group создали решение, которое автоматизирует процессы формирования и передачи данных фискальных чеков по оплатам заказов интернет-магазинов, а также возвратов денежных средств покупателям. Бизнесу стали доступны такие услуги, как KaaS (Cash register as a Service), которые автоматически снимают с продавцов задачи выбора и покупки нового оборудования, обеспечения бесперебойной передачи данных в ИФНС через ОФД, мониторинга подключения касс к сети, а также технического обслуживания.
Мы советуем воспринять введение новых стандартов как повод получить
дополнительные выгоды от реформирования за счет использования современных
систем автоматизации торговли. Параллельное обновление имеющейся
инфраструктуры позволит провести цифровую трансформацию бизнеса в
комплексе, сэкономив время и средства. То что, вы откладывали на завтра, можно
усовершенствовать уже сейчас.
