Международная продуктовая сеть SPAR действует на отечественном рынке с начала 2000-х годов. Сейчас на территории России насчитывается свыше 300 розничных магазинов SPAR различных форматов, все они работают по системе франчайзинга. ЗАО «СПАР Ретэйл» – один из наиболее крупных франчайзи-партнеров SPAR в стране. 28 супермаркетов компании находятся в Москве, Московской области и Владимире.
Для управления розничной сетью «СПАР Ритейл» использует отраслевое решение Odyssey Food Retail на основе Microsoft Dynamics AX. Система запущена в промышленную компанию сравнительно недавно, она сменила «зоопарк» нескольких устаревших информационных систем, в том числе в Microsoft Dynamics AX 3.0. Партнёром проекта внедрения новой ERP-системы выступила консалтинговая компания Odyssey Consulting Group.
ЗАО «СПАР Ретэйл» перешёл на новую информационную систему управления в целях обеспечения дальнейшего роста сети. Прежнее отраслевое решение на основе Microsoft Dynamics AX 3.0 было сильно модифицировано и обладало крайне низкой производительностью. Доходило до того, что некоторые регулярные операции осуществлялись сотрудниками розничной компании только в вечернее время, в том числе в выходные дни.
«Наши цели состояли в том, чтобы запустить единую информационную систему по всем филиалам и юридическим лицам компании, унифицировать бизнес-процессы, прийти к единой корпоративной политике в области управленческого, бухгалтерского и налогового учёта», – комментирует Михаил Красавин, ИТ-директор ЗАО «СПАР Ритейл». – «Акцент был на автоматизации процессов управления ценообразованием и ассортиментом, казначейских операций, внутренней логистики и производственного учёта»
Наши цели состояли в том, чтобы запустить единую информационную систему по всем филиалам и юридическим лицам компании, унифицировать бизнес-процессы, прийти к единой корпоративной политике в области управленческого, бухгалтерского и налогового учёта. Акцент был на автоматизации процессов управления ценообразованием и ассортиментом, казначейских операций, внутренней логистики и производственного учёта
Решение Odyssey Food Retail обеспечивает ключевые области работы «СПАР Ритейл»: управление ассортиментом, ценообразованием и продажами, закупочную и внутреннюю логистику, документооборот и взаиморасчёты с поставщиками, бухгалтерский и налоговый учёт, учёт собственного производства. ERP интегрирована с POS- и WMS-системами, системой кадрового учёта и расчётов заработной платы, а также системой управления терминалами сбора данных SPAR Mobile. В новой ERP-системе работает свыше 300 пользователей.
«Удобство, функциональность системы, доступность поддержки – основные причины, по которым мы выбрали решение Odyssey Consulting Group на базе Microsoft Dynamics AX. Сотрудники уже работали с системой, пусть и в старой версии, понимали её логику, адаптировались к её возможностям», – отмечает Михаил Красавин. – «Некоторые уникальные процессы мы перенесли из прежнего решения и доработали под новые условия бизнеса».
Удобство, функциональность системы, доступность поддержки – основные причины, по которым мы выбрали решение Odyssey Consulting Group на базе Microsoft Dynamics AX. Сотрудники уже работали с системой, пусть и в старой версии, понимали её логику, адаптировались к её возможностям. Некоторые уникальные процессы мы перенесли из прежнего решения и доработали под новые условия бизнеса
Управление ассортиментом и ценообразованием ведётся на уровне отдельных торговых точек, форматов магазинов. Розничные и внутрихолдинговые цены устанавливаются автоматически и меняются при изменении цен поставщиков. В системе также можно определить фиксированные или акционные цены для отдельных торговых точек или форматов магазинов, например, на определенные дни. Интеграция с системой управления кассовыми операциями позволяет оперативно получать данные кассовых чеков и отчетов по каждой торговой точке. Благодаря этому компания может оперативно оценить, обеспечивает ли отдельно взятый магазин и сеть в целом выполнение принятого плана продаж по каждой товарной категории.
Ассортимент ЗАО «СПАР Ритейл» составляет около 18 тыс. товарных наименований, более трети – продукция собственного производства. В магазинах SPAR есть производственные цеха, которые выпускают салаты, горячие блюда, выпечку. Одной из «головных» болей ритейлера – учёт готовой продукции в полуфабрикатах и сырье. Так что решение Odyssey Food Retail, которое включает инструменты управления собственным производством, пришлось как нельзя более кстати.
Система используется для ведения рецептур, учёта готовой продукции и расходов сырья в ингредиентах. В Odyssey Food Retail можно рассчитать себестоимость готовой продукции, цены для продажи, управлять операциями разделки и разукомплектации, перемещениями полуфабрикатов и готовой продукции по сети магазинов. Автоматический учёт разрубов важен для производства мясных полуфабрикатов и готовых блюд из мяса и птицы. Себестоимость результатов разделки определяется по коэффициентам, которые задаются сотрудниками компании на уровне спецификаций.
Логистический контур Odyssey Food Retail затрагивает закупочную деятельность, расчёты с поставщиками, управление запасами. Решение поддерживает различные схемы поставок: прямые, через распределительный центр, внутрихолдинговые перепродажи. Кроме этого, сотрудники ЗАО «СПАР Ритейл» осуществляют в системе полноценный бухгалтерский учёт в соответствии с действующим законодательством.
Важной частью проекта стала автоматизация расчётов с поставщиками. В частности, решение помогает вести заказы на покупку, назначать и контролировать соблюдение условий платежей по каждой поставке.Odyssey Food Retail отслеживает точность исполнения обязательств по заказам, упрощает расчёт премий и начисление штрафов поставщикам сети. В систему заложена расширенная процедура приёмки. На момент поступления товара на склад сотрудники компании оперативно проверяют, соблюдается ли график поставки, соответствуют ли предварительно оговоренные с партнёром объемы и цены на продукцию фактически поступившим, нет ли расхождений между принятым заказом и указанным в документах. Сотрудник сети не может принять товар, если условия поставки нарушаются, к примеру, когда цена превышает оговоренную или поступило большее количество товара, чем было указано в заявке магазина. Odyssey Food Retail поддерживает обработку перепоставок и недопоставок, оформление возвратов. Бракованные товары или просроченные продукты питания автоматически исключаются из остатков магазина. Оформление и подтверждение заказов обеспечивается средствами EDI.
Odyssey Food Retail поддерживает учёт кредитов и займов (расчёт процентов по займам), расчёты с подотчетными лицами, учёт материалов и услуг, основных средств и нематериальных активов, учёт расходов будущих периодов, учёт входящего и исходящего НДС с формированием первичных документов. Решение Odyssey Consulting Group планирует и контролирует движение денежных средств по всем товарным операциям ритейлера, помогает управлять кредиторской и дебиторской задолженностью.
В процессе внедрения несколько раз менялся менеджерский состав, что отражалось на подходах к организации отдельных процессов и задачах внедрения в целом. Фактически не успев еще запустить и пожать первые плоды использования системы, мы переделывали многие бизнес-процессы и перенастраивали их в решении. Тем не менее, мы достигли главной цели проекта: сейчас вся хозяйственная деятельность реализована в одной системе на основе Microsoft Dynamics AX. Отмечу, что команда Odyssey Consulting Group проявила себя как ответственный партнёр, заинтересованный в успешном результате внедрения, способный доводить задуманное до конца
