Бизнес никогда не стоит на месте. Каждый день в цехах вашего предприятия создается бесконечный поток новых данных, таких как номенклатурные записи, спецификации, производственные маршруты, заказы готовой продукции. Много времени и усилий тратится на создание актуальных, точных данных, которые перенесут вас в будущее, но планируете ли вы время для архивирования устаревшей информации?
Мы предлагаем вам применить популярную концепцию расхламления к данным вашего производства. Благодаря очистке баз от неактуальных данных и документов усовершенствуется поиск действительно нужных данных и упростится их сортировка, что повлечет за собой развитие вашего бизнеса на более высоком уровне.
Руководитель любого предприятия, независимо от сферы деятельности, мечтает, чтобы прибыль росла, а производственные затраты оставались неизменными.
Добиться такого результата помогает система 5S на производстве. Наиболее совершенной стала система, предложенная японским инженером Тайити Оно и внедренная им на заводе Toyota Motor. Что это такое, и почему японская система стала такой популярной?
Целью подхода 5S является повышение уровня качества продукции и снижение количества дефектов, унификация и стандартизация рабочих мест, повышение производительности труда за счёт сокращения времени поиска предметов в рамках рабочего пространства.
Для внедрения системы необходимо совершить 5 действий:
1. Сортировка — чёткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних;
2. Соблюдение порядка — упорядоченное и точное расположение и хранение необходимых вещей, которое позволяет быстро и просто их найти и использовать;
3. Содержание в чистоте;
4. Стандартизация — установление норм и правил, необходимое условие для выполнения первых трёх правил;
5. Совершенствование (самодисциплина) — воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.
Концепция подразумевает, что каждый сотрудник предприятия выполняет эти 5 простых шагов для достижения поставленной цели.
Принципы методологии 5S применимы не только в физическом мире, но и в цифровом. Предлагаем использовать их для обращения с данными: архивировать неактуальную информацию, хранить данные в установленных для них местах, регулярно проверять их на актуальность.
Подумайте, сколько видов продукции сошли с производства в последнее время и рассмотрите записи, относящиеся к ним. Суть проблемы не в том, сколько места для их хранения задействуется, а в том, сколько времени ваша команда теряет, пролистывая и сортируя бесконечное множество неактуальных строк данных в отчетах. Архивировав устаревшие данные, вы повысите эффективность работы ваших сотрудников и ИТ-систем.
Регулярно задавая несколько простых вопросов сотрудникам тех. поддержки, вы узнаете много нового. Например:
Такие вопросы помогут вам разработать политику архивирования неактуальных данных. Потратьте некоторое время на разбор ваших баз данных: устаревшая информация в ИТ-системах отвлекает и является источником временных издержек, ошибок, а значит, может привести к потери прибыли вашей компании. В будущем вашим сотрудникам нужно будет только поддерживать порядок в ваших данных, например, сделав это одним из обязательных пунктов подготовки к аудиту качества.
Вы можете задаться вопросом: «Что произойдет, если мы просто удалим все эти устаревшие данные, не обрушим ли мы каким-то образом систему и не уничтожим нашу историческую отчетность?» Нет, если вы правильно подойдете к приведению своих данных в порядок.
Современные инструменты работы с данными позволяют автоматически применять политики хранения и актуализировать базы данных.
Например, если у вас есть локальная база данных, содержащая производственные записи, вы можете автоматически архивировать данные, к которым обращаются реже всего, в облако. Процесс происходит в фоновом режиме. Самое главное, если данные снова понадобятся, они будут доступны в любое время. Повторная запись кода или отчетов не требуется.
Данные могут быть зашифрованы во время хранения в облаке, и вы сохраняете все функции контроля доступа, обычно связанные с локальной базой данных. Также создаются автоматически резервные копии всей информации.
Время резервного копирования и обслуживания баз данных сокращается, как только неактуальные данные перемещаются в облако, что приводит к увеличению производительности системы и общего времени безотказной работы ключевых операционных систем.
Однако следует предупредить, что не все базы данных могут быть упрощены за счет описанного выше подхода, поэтому проконсультируйтесь с коллегами, ответственными за базы данных, прежде чем составлять какие-либо планы внедрения.
