Решение, разработанное специалистами консалтинговой компании Odyssey Consulting Group, управляет сбором и согласованием заявок на оплату компании «Апостол», позволяя контролировать исполнение бюджетов в режиме реального времени.
Российский медиахолдинг «Апостол» оказывает полный спектр услуг в области теле-, видеопроизводства и маркетинговых коммуникаций. Компания была создана в 2008 году. Широкую известность холдинг приобрел благодаря телепрограммам «Нереальная политика», «Инфомания», «Москва 24/7», «Правильный выбор», «Россия в цифрах», интернет-телевидению POST TV и социальной сети Face.ru. В настоящее время «Апостол» сотрудничает с брендами Yota, Oriflame, «Гослото», футбольным клубом «Анжи», а также реализует образовательный проект Тины Канделаки «Умная-школа».
По мере того как «Апостол» укреплял свои позиции на российском рынке, наращивая число проектов и объемы работ, в компании увеличивались и объемы финансовых операций. До внедрения системы Odyssey RSys заявки на платежи холдинга оформлялись сотрудниками только в бумажной форме, а бюджеты велись в табличных формах Excel. Оформление заявок вручную сопровождалось множеством ошибок. В таких условиях контроль платежей и анализ исполнения принятых бюджетов становился все более затруднительным. Оперативность и качество процедур контроля также оставляли желать лучшего, не говоря уже о точности планирования денежных потоков. Длительность согласования платежных заявок нередко сказывалась на сроках оплаты, что осложняло работу с партнерами. И в 2011 году «Апостол» начал поиски подходящего автоматизированного решения.
По итогам анализа нескольких вариантов систем руководство холдинга отдало предпочтение разработке консалтинговой компании Odyssey Consulting Group. С помощью решения Odyssey RSys компании «Апостол» удалось ускорить процесс согласования и контроля платежей, сократить объемы бумажной документации, а также устранить проблему дублирования и потери информации в ходе утверждения заявок. Решение Odyssey RSys стало для «Апостол» незаменимым инструментом в целях повышения эффективности управления расходами и исполнения бюджетов.
Проект состоялся в августе 2011 года, причем специалистам интегратора понадобилось всего две рабочие недели, чтобы успешно его выполнить. На первом этапе команда Odyssey Consulting Group создала прототип системы, полностью отвечающий специфике работы холдинга. Еще около недели заняли развертывание, настройка и запуск решения в промышленную эксплуатацию. На финальной стадии внедрения проводилось обучение ключевых пользователей.
Дружелюбный, интуитивно понятный интерфейс Odyssey RSys обеспечил оперативный и безболезненный переход персонала на новую систему. С этого момента все процессы согласования, утверждения и исполнения заявок на платежи медиахолдинга «Апостол» ведутся в Odyssey RSys.
«Только вдумайтесь: за год использования системы мы провели свыше 12 тысяч платежных заявок, что составляет около 45 заявок в день. Благодаря Odyssey RSys мы значительно упростили процесс и снизили сроки утверждения каждой такой заявки. Если раньше на согласование одного платежа уходило до 5 дней, то сейчас эта процедура занимает считанные минуты», — подчеркивают в «Апостол». — «Решение Odyssey RSys позволило повысить финансовую грамотность персонала. Теперь сотрудники владеют точной информацией о структуре затрат по своим проектам, а компания в целом наладила четкий контроль денежных потоков и может своевременно предупреждать перерасход бюджетов».
Только вдумайтесь: за год использования системы мы провели свыше 12 тысяч платежных заявок, что составляет около 45 заявок в день. Благодаря Odyssey RSys мы значительно упростили процесс и снизили сроки утверждения каждой такой заявки. Если раньше на согласование одного платежа уходило до 5 дней, то сейчас эта процедура занимает считанные минуты. Решение Odyssey RSys позволило повысить финансовую грамотность персонала. Теперь сотрудники владеют точной информацией о структуре затрат по своим проектам, а компания в целом наладила четкий контроль денежных потоков и может своевременно предупреждать перерасход бюджетов
Информация для создания заявок: наименование подразделения, тип проекта, бюджетной статьи, валюта платежа, способ оплаты – загружается из справочников системы. Каждой заявке присваивается собственный номер, дата и время создания, что упрощает отслеживание хода согласования и оплаты платежа. Odyssey RSys позволяет задать неограниченное количество маршрутов и уровней одобрения в зависимости от вида расходов. В каждый момент времени инициатор может видеть, на какой стадии согласования находится заявка: кто ее уже согласовал, какие замечания и комментарии дал. При необходимости инициатор платежа может отклонить или скорректировать данные заявки и направить ее на повторное согласование.
Контроль использования бюджетных средств осуществляется на основании бюджетных лимитов, утверждаемых для каждого подразделения и проекта компании «Апостол». Сумма заявки по каждой статье затрат за текущий бюджетный период сопоставляется с суммой остатка лимита с учетом уже проведенных платежей и заявок, находящихся в настоящий момент на согласовании. Сумма заявки в валюте платежа автоматически пересчитывается в сумму в валюте бюджета по курсу ЦБ на дату согласования заявки.
В ходе внедрения проектная команда объединила решение Odyssey RSys с инструментарием Excel, поскольку на момент запуска планирование бюджетов велось в табличных формах. Встроенные в Odyssey RSys механизмы интеграции позволяют автоматически обновлять данные бюджетных лимитов, справочников подразделений и бюджетных статей.
Простота и гибкость архитектуры Odyssey RSys позволила объединить решение с модулем визуализации отчетов, и теперь все необходимые данные отображаются в графическом виде, что еще больше ускоряет работу подразделений в части контроля платежей. На основе утвержденных заявок сотрудники холдинга могут сформировать отчеты по движению денежных средств, а также проводить план-факт анализ за требуемый период. В настоящее время «Апостол» завершает переход на автоматизированную систему бюджетирования. Интеграцию системы с решением Odyssey RSys холдинг планирует проводить силами штатных специалистов.
