Группа компаний «ВОЛХОВЕЦ», ведущий российский производитель межкомнатных дверей, подвела итоги проекта по автоматизации процессов бюджетирования на базе системы IBM Cognos Express. Проект осуществлялся с привлечением специалистов консалтинговой компании Odyssey Consulting Group, партнером IBM по решениям для бизнес-аналитики.
Внедрение системы IBM Cognos Express длилось с мая по ноябрь 2012 года. Начало проекта совпало с формированием группы компаний «Волховец», в состав которой вошли две производственные фабрики и разветвленная сеть торговых представительств. Масштабная реорганизация убедила руководство холдинга в необходимости создания новой информационной системы бюджетного управления.
До образования группы компаний «Волховец» бюджетный цикл всех предприятий, будь то фабрика или торговое представительство, поддерживался стандартными офисными приложениями. Вся информация стекалась в планово-экономический отдел управляющей компании «как есть». Руководство холдинга было заинтересовано получать и структурировать необходимую информацию в режиме реального времени, чтобы тем самым повысить эффективность бюджетного планирования и ускорить принятие управленческих решений. Однако отсутствие единого подхода к подготовке и контролю бюджетов отдельных подразделений и различная степень детализации предоставляемых форм отчетности усложняли консолидацию данных по группе компаний, не позволяя владеть актуальными данными о финансовом состоянии организации.
Первичное знакомство специалистов «Волховец» с возможностями системы состоялось в рамках трехдневного курса обучения, проведенного Odyssey Consulting Group. За это время сотрудники финансового департамента производственной компании смогли опробовать базовые инструменты IBM Cognos Express, посмотреть, как строятся отчеты по кубам, оценить простоту и удобство интерфейса для своих пользователей. Решение на платформе IBM Cognos Express в полной мере подходило заказчику и по функционалу, и по стоимости, поэтому конечный выбор был сделан именно в пользу этого программного продукта.
Проектная команда состояла преимущественно из специалистов финансового департамента группы компаний «Волховец». В рамках внедрения была выстроена новая бюджетная модель холдинга. Благодаря инструментам IBM Cognos Express, унификации форм бюджетов и финансовых отчетов в компании упростились процедуры сбора и консолидации имеющихся данных. Методология и регламенты планирования бюджетов устраивали руководство ГК «Волховец» и остались практически неизменными. Помимо снижения трудоемкости работы финансовых специалистов, компания сумела устранить риск возникновения ошибок, неизменно сопровождающих ручной ввод и обработку информации. В процессе развертывания системы консультант Odyssey Consulting Group познакомил сотрудников финансового департамента ГК «Волховец» с основами информационной безопасности, принципами настройки прав доступа и пользовательских ролей в системе.
Экспертиза проектной команды ГК «Волховец», включающая основных руководителей и специалистов финансового департамента, позволила завершить внедрение IBM Cognos Express в установленные сроки. Результаты проекта оказались предсказуемо положительными и говорят сами за себя. Сотрудники компании готовят бюджет в разрезе всех подразделений и группы по трем основным формам: бюджету доходов и расходов, движения денежных средств и баланса.
Бюджет нового 2013 года ГК «Волховец» был сформирован в новой системе. Благодаря использованию IBM Cognos Express в разы повысилась скорость и качество сбора и обработки финансовых показателей холдинга, что благоприятно сказалось на оперативности всего бюджетного процесса. Планирование годового бюджета по группе «Волховец» в прошлом году занимало около 3 месяцев, в то время как в нынешнем году финансовый департамент справился с этой задачей всего за 3,5 недели. Новая система также позволила холдингу упростить согласование и корректировку краткосрочных операционных бюджетов.
Благодаря средствам IBM Cognos Express финансовые менеджеры ГК «Волховец» осуществляют план-факт анализ исполнения бюджетов и готовят консолидированную отчетность по всей группе. «С помощью системы ГК "Волховец" замкнула в единый цикл ключевые процессы бюджетирования, получила инструменты для расчета статей в различных аналитических разрезах, полностью исключив трудоемкую ручную обработку данных и повысив достоверность финансовой информации», – делится итогами внедрения Алёна Марчук, руководитель проекта со стороны ГК «Волховец». – «Финансовый департамент ежемесячно формирует в IBM Cognos Express управленческую отчетность по доходам и расходам группы в разрезе бизнес-единиц, может прогнозировать возможные отклонения показателей бюджета при изменении условий деятельности предприятий. В настоящее время мы настраиваем механизмы оперативного сбора фактических данных».
«Волховец» и Odyssey Consulting Group продолжают сотрудничество в рамках проекта внедрения корпоративной информационной системы на платформе Microsoft Dynamics AX.
После запуска ERP-системы в промышленную эксплуатацию ведение и контроль бюджетов на разных уровнях управления группы компании приобретет сквозной характер, что способствует повышению её финансовой устойчивости.
