image

Медиахолдинг «Апостол»

Использование Odyssey RSys для автоматизации процессов бюджетного управления

Решение, разработанное специалистами консалтинговой компании Odyssey Consulting Group, управляет сбором и согласованием заявок на оплату компании «Апостол», позволяя контролировать исполнение бюджетов в режиме реального времени.

О клиенте

Российский медиахолдинг «Апостол» оказывает полный спектр услуг в области теле-, видеопроизводства и маркетинговых коммуникаций. Компания была создана в 2008 году. Широкую известность холдинг приобрел благодаря телепрограммам «Нереальная политика», «Инфомания», «Москва 24/7», «Правильный выбор», «Россия в цифрах», интернет-телевидению POST TV и социальной сети Face.ru. В настоящее время «Апостол» сотрудничает с брендами Yota, Oriflame, «Гослото», футбольным клубом «Анжи», а также реализует образовательный проект Тины Канделаки «Умная-школа».

Ситуация и выбор решения

По мере того, как «Апостол» укреплял свои позиции на российском рынке, наращивая число проектов и объемы работ, в компании увеличивались и объемы финансовых операций. До внедрения системы Odyssey RSys заявки на платежи холдинга оформлялись сотрудниками только в бумажной форме, а бюджеты велись в табличных формах Excel. Оформление заявок вручную сопровождалось множеством ошибок. В таких условиях контроль платежей и анализ исполнения принятых бюджетов становился все более затруднительным. Оперативность и качество процедур контроля также оставляли желать лучшего, не говоря уже о точности планирования денежных потоков. Длительность согласования платежных заявок нередко сказывалась на сроках оплаты, что осложняло работу с партнерами. И в 2011 году «Апостол» начал поиски подходящего автоматизированного решения.

По итогам анализа нескольких вариантов систем руководство холдинга отдало предпочтение разработке консалтинговой компании Odyssey Consulting Group. С помощью решения Odyssey RSys компании «Апостол» удалось ускорить процесс согласования и контроля платежей, сократить объемы бумажной документации, а также устранить проблему дублирования и потери информации в ходе утверждения заявок. Решение Odyssey RSys стало для «Апостол» незаменимым инструментом в целях повышения эффективности управления расходами и исполнения бюджетов.

Быстрое внедрение, качественный результат

Проект состоялся в августе 2011 года, причем специалистам интегратора понадобилось всего две рабочие недели, чтобы успешно его выполнить. На первом этапе команда Odyssey Consulting Group создала прототип системы, полностью отвечающий специфике работы холдинга. Еще около недели заняли развертывание, настройка и запуск решения в промышленную эксплуатацию. На финальной стадии внедрения проводилось обучение ключевых пользователей.

Дружелюбный, интуитивно понятный интерфейс Odyssey RSys обеспечил оперативный и безболезненный переход персонала на новую систему. С этого момента все процессы согласования, утверждения и исполнения заявок на платежи медиахолдинга «Апостол» ведутся в Odyssey RSys.

«Только вдумайтесь: за год использования системы мы провели свыше 12 тысяч платежных заявок, что составляет около 45 заявок в день. Благодаря Odyssey RSys мы значительно упростили процесс и снизили сроки утверждения каждой такой заявки. Если раньше на согласование одного платежа уходило до 5 дней, то сейчас эта процедура занимает считанные минуты», — подчеркивают в «Апостол». — «Решение Odyssey RSys позволило повысить финансовую грамотность персонала. Теперь сотрудники владеют точной информацией о структуре затрат по своим проектам, а компания в целом наладила четкий контроль денежных потоков и может своевременно предупреждать перерасход бюджетов».

Только вдумайтесь: за год использования системы мы провели свыше 12 тысяч платежных заявок, что составляет около 45 заявок в день. Благодаря Odyssey RSys мы значительно упростили процесс и снизили сроки утверждения каждой такой заявки. Если раньше на согласование одного платежа уходило до 5 дней, то сейчас эта процедура занимает считанные минуты. Решение Odyssey RSys позволило повысить финансовую грамотность персонала. Теперь сотрудники владеют точной информацией о структуре затрат по своим проектам, а компания в целом наладила четкий контроль денежных потоков и может своевременно предупреждать перерасход бюджетов
Подчеркивают в «Апостол»
Для каждого департамента медиахолдинга, будь то проектные группы, HR, АХО или финансовый отдел, предусмотрены отдельные шаблоны и маршруты одобрения заявок. Всего в решении Odyssey Consulting Group используется 12 типов заявок – по числу подразделений. Роли и зоны ответственности сотрудников компании в процессе управления платежами четко разграничены, право на создание и одобрение заявки сотрудника соответствует определенной роли в шаблоне. В зависимости от роли инициатора заявки в компании накладываются ограничения на типы платежей, которые он может запрашивать. То есть, к примеру, сотрудники отдела маркетинга не оформить заявку на административно-хозяйственные расходы.

Информация для создания заявок: наименование подразделения, тип проекта, бюджетной статьи, валюта платежа, способ оплаты – загружается из справочников системы. Каждой заявке присваивается собственный номер, дата и время создания, что упрощает отслеживание хода согласования и оплаты платежа. Odyssey RSys позволяет задать неограниченное количество маршрутов и уровней одобрения в зависимости от вида расходов. В каждый момент времени инициатор может видеть, на какой стадии согласования находится заявка: кто ее уже согласовал, какие замечания и комментарии дал.  При необходимости инициатор платежа может отклонить или скорректировать данные заявки и направить ее на повторное согласование.

Контроль использования бюджетных средств осуществляется на основании бюджетных лимитов, утверждаемых для каждого подразделения и проекта компании «Апостол». Сумма заявки по каждой статье затрат за текущий бюджетный период сопоставляется с суммой остатка лимита с учетом уже проведенных платежей и заявок, находящихся в настоящий момент на согласовании. Сумма заявки в валюте платежа автоматически пересчитывается в сумму в валюте бюджета по курсу ЦБ на дату согласования заявки.

В ходе внедрения проектная команда объединила решение Odyssey RSys с инструментарием Excel, поскольку на момент запуска планирование бюджетов велось в табличных формах. Встроенные в Odyssey RSys механизмы интеграции позволяют автоматически обновлять данные бюджетных лимитов, справочников подразделений и бюджетных статей.

Простота и гибкость архитектуры Columbus RSys позволила объединить решение с модулем визуализации отчетов, и теперь все необходимые данные отображаются в графическом виде, что еще больше ускоряет работу подразделений в части контроля платежей. На основе утвержденных заявок сотрудники холдинга могут сформировать отчеты по движению денежных средств, а также проводить план-факт анализ за требуемый период. В настоящее время «Апостол» завершает переход на автоматизированную систему бюджетирования. Интеграцию системы с решением Columbus RSys холдинг планирует проводить силами штатных специалистов.

Получите экспертное мнение

Получите экспертное мнение

Спасибо! Ваша заявка принята!

Истории успеха

вместе создаем ценность для лучшего завтра
ФосАгро совершенствует процессы бюджетирования и планирования с IBM
ФосАгро совершенствует процессы бюджетирования и планирования с IBM
Подробнее
Золотой стандарт корпоративных финансов:
Золотой стандарт корпоративных финансов:
Подробнее
«ФосАгро»: поэлементная калькуляция в режиме онлайн
«ФосАгро»: поэлементная калькуляция в режиме онлайн
Подробнее
«ФосАгро»: подготовка и согласование бюджетов в три раза быстрее
«ФосАгро»: подготовка и согласование бюджетов в три раза быстрее
Подробнее
Группа «Cвеза» автоматизирует стратегическое планирование с помощью IBM PLANNING ANALYTICS
Группа «Cвеза» автоматизирует стратегическое планирование с помощью IBM PLANNING ANALYTICS
Подробнее
Odyssey настроил систему бюджетирования группы «СВЕЗА»
Odyssey настроил систему бюджетирования группы «СВЕЗА»
Подробнее
«Уралкалий» использует решения Odyssey для управления финансами и логистикой
«Уралкалий» использует решения Odyssey для управления финансами и логистикой
Подробнее
«Восточная Техника» сменила систему бюджетирования
«Восточная Техника» сменила систему бюджетирования
Подробнее
«Триколор ТВ» управляет бюджетами с помощью IBM Cognos TM1 и Odyssey RSys
«Триколор ТВ» управляет бюджетами с помощью IBM Cognos TM1 и Odyssey RSys
Подробнее
Внедрение IBM Cognos TM1 в розничной сети бытовой техники и электроники Comfy:
Внедрение IBM Cognos TM1 в розничной сети бытовой техники и электроники Comfy:
Подробнее
ГК «Волховец» решает задачи бюджетного управления c IBM Cognos Express
ГК «Волховец» решает задачи бюджетного управления c IBM Cognos Express
Подробнее
Команда Odyssey Consulting Group создала систему бюджетирования в ГК «РОСМЭН»
Команда Odyssey Consulting Group создала систему бюджетирования в ГК «РОСМЭН»
Подробнее
Компания ООО «Харрис СНГ» автоматизировала процессы планирования
Компания ООО «Харрис СНГ» автоматизировала процессы планирования
Подробнее
Renova. Холдинг как на ладони с решением Odyssey Consulting Group
Renova. Холдинг как на ладони с решением Odyssey Consulting Group
Подробнее
Построение управленческой отчетности в медиахолдинге «Пронто Медиа»
Построение управленческой отчетности в медиахолдинге «Пронто Медиа»
Подробнее
Экспресс для бюджета: внедрение IBM Cognos Express в компании «Харрис СНГ»
Экспресс для бюджета: внедрение IBM Cognos Express в компании «Харрис СНГ»
Подробнее
Финансовая консолидация в «НОВАТЭК»
Финансовая консолидация в «НОВАТЭК»
Подробнее
Пробизнесбанк: эффективное бюджетирование и экспресс - аналитика
Пробизнесбанк: эффективное бюджетирование и экспресс - аналитика
Подробнее
Финансовое управление в компании Gallery: как поддержать динамику развития бизнеса
Финансовое управление в компании Gallery: как поддержать динамику развития бизнеса
Подробнее