Торговая компания «Партнёр» объединяет розничные сети различных форматов. На момент принятия решения о внедрении новой информационной системы управления в их числе были 7 гипермаркетов «Мосмарт», 13 супермаркетов и магазинов у дома «Пчёлка».
Все магазины расположены в Тюмени и Тюменской области, предлагают широкий выбор продуктов питания и сопутствующих товаров. Весной 2012 года «Партнёр» заключил договор франшизы с известной международной сетью SPAR и уже открыл по нему несколько гипермаркетов. Планируется, что в 2015 году все продуктовые розничные магазины, входящие в состав тюменского холдинга, будут работать под этим европейским брендом.
Плановая реорганизация сети определила задачи по оптимизации действующей информационной системы компании «Партнёр». Фактически холдингу требовалось организовать работу действующих розничных магазинов и новых гипермаркетов в одном ERP-решении. По итогам тендера менеджмент холдинга выбрал Odyssey Food Retail и Odyssey WMS на основе Microsoft Dynamics AX.
Определяя партнёра и систему, мы прежде всего руководствовались такими критериями, как функционал и совокупная стоимость владения новой системы. Решение на платформе Microsoft Dynamics AX полностью отвечало нашим ожиданиям по соотношению цены и качества. Безусловно, немаловажным фактором явилось и наличие глубокой отраслевой экспертизы интегратора. Команда Odyssey Consulting Group успешно сотрудничает с рядом розничных и дистрибьюторских компаний по всему миру, в том числе и с продуктовой сетью SPAR, имеет хорошие отзывы от клиентов. С учётом стоящих перед нами задач в рамках стратегии развития решение интегратора представлялось нам наиболее предпочтительным
Решение Odyssey Food Retail, разработанное специалистами консалтинговой компании на платформе Microsoft Dynamics AX, поддержало основные процессы продуктовой розничной сети: управление ассортиментом, ценообразованием и продажами, планирование закупок, взаиморасчёты с поставщиками, логистические операции, работу складского комплекса, ведение собственного производства.
В первую очередь проект холдинга «Партнёр» затронул области управления закупками и логистикой магазинов. В системе были реализованы функции, касающиеся процесса приемки товара, включая контроль условий поставки и цен закупки, обработку перепоставок и недопоставок в магазинах, оформление расхождений и возвратов. Инструментарий Odyssey Food Retail для ведения закупочной деятельности позволил ускорить создание заказов поставщикам, контролировать точность их исполнения, планировать графики платежей с учётом сроков поставки и условий договоров.
Мы практически полностью изменили процессы, связанные с управлением ассортиментом и пополнением магазинов. Планирование и управление заказами осуществляется по форматам магазинов с учётом прогноза продаж товара и его аналогов, принятых графиков заказов и поставщиков, размера выкладки в магазинах, текущих остатков и сроков их годности, страховых запасов, промо-акций, факторов сезонности
Odyssey Food Retail позволяет компании принимать во внимание потребности отдельного магазина, а также проанализировать потребности всей сети, сформировав заказ на уровне распределительного центра в соответствии с принятым алгоритмом пополнения. Заказы осуществляются как в разрезе отдельных номенклатур и товарных категорий, так и в виде наборов номенклатур, например, для овощей, с учётом их сроков хранения и годности.
В отличие от стандартного функционала ERP-систем Odyssey Food Retail позволил компании строить прогнозы покупательского спроса не только методом скользящей средней, но и с учётом тенденций недельной и годовой сезонности
На момент внедрения торговая компания не имела возможности вести полноценный партионный учёт. Информация о том, какое количество товаров какого поставщика находится в остатках магазинов, сколько, по каким накладным и с каким сроком отсрочки должна поставщику конкретная сеть и сколько товара уже продано, могла быть неполной или недостоверной. Odyssey Food Retail поддерживает строгий учёт товародвижения в разрезе договоров и условий поставщиков для всех магазинов.
К тому времени, когда подходит срок оплаты накладной, мы рассчитываем процент реализации товара по сравнению с плановыми показателями. Таким образом, инструменты системы помогают нам выявить просчеты в закупках, минимизировать возможные финансовые потери
Инструментарий Odyssey Food Retail для закупочной деятельности ускорил создание заказов поставщикам, позволил контролировать точность их исполнения, планировать графики платежей с учётом сроков поставки и условий договоров. Документооборот с партнёрами по итогам проекта полностью автоматизирован и централизован, в том числе с использованием средств EDI.
«Мы организовали работу с несколькими провайдерами, увеличили количество EDI-сообщений», – подтверждает Николай Булашев. – «Процедура сверки взаиморасчётов с поставщиками сейчас занимает не более 1-3 дней».
Мы организовали работу с несколькими провайдерами, увеличили количество EDI-сообщений. Процедура сверки взаиморасчётов с поставщиками сейчас занимает не более 1-3 дней
Управление ценообразованием ведется централизовано на уровне формата магазина и региона его присутствия, скидки можно варьировать по часам и дням. Решение Odyssey Food Retail также интегрировано с системой лояльности. Учитывая планы развития сети и желание снизить издержки на логистику, руководство торговой компании приняло решение добавить к действующим технологиям кросс-докинга классическое хранение и обработку товара на складе. В связи с этим параллельно с внедрением ERP-системы в холдинге «Партнёр» был реализован проект по автоматизации распределительного центра, в рамках которого специалисты интегратора развернули полнофункциональное решение собственной разработки – Odyssey WMS на платформе Microsoft Dynamics AX.
Директор практики Warehouse Management Odyssey Consulting Group:
Решение Odyssey WMS на базе Microsoft Dynamics AX управляет всеми процессами реконструированного распределительного центра холдинга «Партнёр» от приёмки и размещения товара до отбора и контроля отгрузки в розничные магазины. Автоматизация распределительного центра позволит компании сократить сроки поступления товаров на полки магазинов, контролировать сроки годности продукции, способствует увеличению пропускной способности склада
На складе используется паллетное хранение, обработка товаров осуществляется двумя способами. В первом случае каждой заявке соответствует отдельная накладная, но поставщик может объединить на одной паллете сразу пять и более таких заявок. Решение Odyssey WMS обеспечивает ускоренную консолидированную приемку всего груза. В другом случае одной заявке поставщика соответствует несколько расходных заявок магазинов. Для этих целей товары принимаются поштучно или местами и в процессе приемки распределяются по торговым точкам, будь то гипермаркеты или «магазины у дома».
В системе управления складом назначаются допустимые отклонения партий различных товарных категорий по срокам годности, что способствует оптимальной загрузке складских площадей. Кроме того, в Odyssey WMS настраивается плечо отгрузки заказов в зависимости от требований магазина. В процессе приемки товара ведется контроль наличия сертификатов на каждое наименование в партии, в необходимом количестве копий для всех магазинов. В том случае, когда сертификат оформляется на определенный период, система позволяет отслеживать сроки его действия в процессе приемки новой партии. Инструменты полной и частичной инвентаризации позволяют торговой компании снизить количество ошибок учёта поступившей продукции.
Помимо центрального распределительного склада компания задействует перевалочный склад для овощей и фруктов, деятельность которого обеспечивает ERP-решение Odyssey Food Retail. Овощи и фрукты отличаются маленьким сроком хранения, так что пополнение всех магазинов осуществляется несколько раз в день. Решение поддерживает стандартные операции кросс-докинга, ускоряя распределение грузов со склада по магазинам, помогает отслеживать сверхпоставки и недопоставки, обеспечивать регламентированные товарные запасы с учётом их сроков хранения и годности, проводить уценку и переоценку продукции по итогам сортировки и выбраковки, выявлении отклонений по весу и т.п.
В рамках проекта «Партнёр» обеспечил задачи, связанные с учётом готовой продукции собственного производства.
Производственный учёт в предыдущей ERP-системе был налажен слабо, остатки велись только на основе статистики продаж. Мы знали, сколько продукции произвели, сколько продали, но не могли учитывать внутренние перемещения товаров между магазинами. По итогам инвентаризации мы не могли определить источники потерь, излишков и недостач. С запуском решения на базе Microsoft Dynamics AX мы получили необходимые инструменты контроля, разграничили ответственность между производственными подразделениями и собственно магазинами
В гипермаркетах и супермаркетах холдинга действуют несколько производственных цехов, включая пекарню, горячий и салатный цех, цеха по разделке мяса и рыбы. В магазинах шаговой доступности реализуется только гриль. Odyssey Food Retail позволяет определить потребность магазинов в заказах на собственную продукцию, установить нормативы расхода сырья, вести рецептуры с неограниченным количеством вложенности ингредиентов, учитывать готовую продукцию в этих ингредиентах, а также рассчитывать себестоимость продукции по фактическому выходу.
В области производственного учёта есть определенные сложности, связанные с адаптацией персонала к системе. Инструментов в решении много, линейный персонал еще не полностью его освоил и часто ошибается, но мы работаем над их обучением
Торговый холдинг «Партнёр» не просто объединил несколько решений в единую систему, а может составить полную картину о состоянии всей сети магазинов в рамках одной отчётности.
В состав решения Odyssey Food Retail также входит предварительно настроенный пакет OLAP-отчётности на основе Microsoft SQL Server. С его помощью руководители торгового холдинга могут получать оперативные данные о ежедневных продажах магазинов в режиме, приближенном к реальному времени
Система помогает рассчитать объемы товарооборота, показатели маржинальности и оборачиваемости запасов в различных разрезах, провести план-фактный анализ продаж за конкретный период. В части взаимодействия с поставщиками можно оценить качество и соблюдение графика поставок, вести отчётность по потерям, списаниям и убыткам, в том числе отдельно по брендам и промо-товарам, точнее оценивать дебиторскую и кредиторскую задолженность. В решении также предусмотрена отчётность по производственным заказам и реализации собственной продукции.
Действующая система интегрирована с системой для управления распределительным складом Odyssey WMS, терминалами сбора данных в магазинах, POS-системой и системой бухгалтерского учёта. С помощью терминалов сбора данных все логистические операции с товаром в магазинах могут выполняться вдвое быстрее.
Николай Булашев, руководитель ИТ-департамента холдинга «Партнёр»:
Отмечу хорошую масштабируемость решения Odyssey Food Retail. В прежней системе мы регулярно сталкивались с проблемами производительности. Сейчас проблем нет, хотя количество пользователей системы увеличилось в 4 раза. Практически в каждом модуле Odyssey Food Retail заложено множество новых возможностей, отличных от стандартного функционала Microsoft Dynamics AX. Мы уже оценили преимущества их использования в управлении ассортиментом и розничными ценами, в закупках и контроле расчетов с поставщиками. Также отмечу профессионализм Odyssey Consulting Group в области управления проектом: даже в сложные периоды наша объединенная команда не выбивалась из проектного графика и доводила все поставленные задачи до конца
