Один из крупнейших дилеров компании Caterpillar в мире запустил систему бюджетирования и подготовки отчётности на базе IBM Cognos TM1 и IBM Cognos BI. Внедрение осуществлялось при поддержке специалистов консалтинговой компании Odyssey Consulting Group.
«Восточная Техника» является самой крупной дилерской территорией Caterpillar в мире: имеет 29 филиалов на территории России, включая головной офис в Новосибирске. Сейчас в компании работает около 900 человек. «Восточная Техника» активно осваивает внутренний рынок: дилер также оказывает комплексные услуги по аренде, техническому обслуживанию и ремонту техники Caterpillar.
На протяжении нескольких последних лет «Восточная Техника» переживает бурный рост, что отражается и на ИТ-стратегии организации. Предыдущая система корпоративного планирования и отчётности оказалась недостаточно эффективной, и руководство дилера решило обновить её с помощью решений IBM Cognos TM1 и IBM Cognos BI. Партнёром проекта выступила международная консалтинговая компания Odyssey Consulting Group.
Внедрение продуктов линейки IBM Cognos преследовало несколько целей. «Восточная Техника» запустила новую автоматизированную систему, чтобы детализировано изучать данные о своей деятельности в различных аналитических разрезах, повысить точность системы бизнес-планирования и упростить подготовку корпоративной отчётности для головной компании. Система планирования и финансовой отчётности, которую дистрибьютор использовал ранее, с годами стала слишком тяжеловесной, сложной в управлении. К тому же она не учитывала некоторые локальные особенности планирования организации. Подготовка бюджетов затягивалась, сотрудники часто не соблюдали существующий регламент.
Выбор решения и партнёра не был случайным: «Восточная Техника» и Odyssey Consulting Group более 8 лет подряд сотрудничают в рамках проектов автоматизации.
Команда Odyssey Consulting Group в очередной раз доказала, что заинтересована в нас как клиенте и готова организовать управление проектом с соблюдением всех наших условий. К тому же эта международная организация с филиалами в нескольких странах уже несколько раз показала себя надежным партнером. Консультанты Odyssey Consulting Group говорят на английском языке, готовят на английском языке проектные документы, что очень важно для нас
На текущий момент система запущена в промышленную эксплуатацию. Бюджеты составляют по всем ключевым направлениям работы «Восточной Техники»: продаже новой и б/у техники, продаже запчастей, услуг по аренде, ремонту и сервисному обслуживанию. «Восточная техника» использует созданное решение, чтобы детально планировать доходы, расходы и баланс компании.
Функциональные бюджеты выручки сервиса и запчастей мы планируем по каждой отдельно взятой единице техники на основе прогнозируемых ремонтов, в зависимости от текущей наработки машины и условий эксплуатации. Новая система помогает нам понять, выполняет ли компания цели по продажам, готова ли обеспечить доходность при существующих затратах, и, наоборот, отслеживать, покрывают ли наши затраты текущие доходы компании
Комплексная система управления на базе решений IBM Cognos повысила прозрачность и качество процесса планирования компании «Восточная Техника». Сотрудники финансового департамента в режиме реального времени отслеживают, на каком этапе бюджетирования находится компания, какие филиалы в каком регионе подали бюджеты, а какие нет.
По словам представителей «Восточной Техники», до внедрения IBM Cognos TM1 цикл планирования составлял 1 месяц, сейчас подготовка бюджетов занимает не более двух недель. Годовой бюджет пересматривается каждый квартал, пятилетний бюджет – ежегодно. В настоящее время в цикл планирования вовлечено около 80 человек – в основном это сотрудники финансовых подразделений головного офиса и региональных филиалов.
Плюс новой системы бюджетирования в том, что теперь мы точно знаем, как изменится годовой доход нашей компании в зависимости от объема продаж в текущем периоде той или иной модели машины, наличия заказов на запчасти, договоров на сервисное обслуживание
IBM Cognos BI обеспечивает оперативный и точный сбор данных о деятельности компании из различных источников: ERP-системы, системы расчета заработной платы и кадрового учета, систем Caterpillar для планирования продаж машин, запчастей и сервисных услуг. Все эти данные поступают в хранилище, построенное на базе MS SQL Server, и преобразуются в требуемый формат. На их основе формируются бюджеты компании, выполняется план-фактный анализ, строится консолидированная финансовая отчетность (PnL, баланс), готовятся различные отчеты и многомерные кубы для детального анализа доходов, расходов и балансов дистрибьютора. В IBM Cognos BI также готовится ряд внутренних отчётов, регламентированных для «Восточной Техники», которые менеджеры используют для оперативного анализа текущей ситуации.
До внедрения автоматизированной системы финансовый отдел сравнивал плановые и фактические показатели компании только в ходе подготовки ежемесячной отчётности. Сейчас план-фактный анализ можно делать ежедневно, что заметно повышает эффективность контроля исполнения бюджета. Корпоративная финансовая отчетность также сдается раз в месяц, но сроки её подготовки благодаря использованию BI-системы уменьшились вдвое.
BI-система помогла нам решить несколько задач. В первую очередь, мы сократили время составления и проверки корпоративных отчетов. Раньше этот процесс занимал 10 дней, теперь всего 5. Во-вторых, мы повысили качество данных в учётных системах. Если в исходных данных есть какие-то ошибки, если данных не хватает, система помогает вовремя обнаружить и устранить все неточности и несоответствия в процессе подготовки корпоративной отчетности
На данный момент компания сделала уже три цикла планирования в IBM Cognos TM1 и полностью перешла на корпоративную отчётность на базе IBM Cognos BI. Сейчас проектная команда «Восточной Техники» и Odyssey Consulting Group дорабатывает интеграцию решений с системами Caterpillar. Кроме того, в планах компании реализовать новую систему планирования закупок с учетом данных продаж и условий поставок.
